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Projekt SIS/BA zur Entbürokratisierung: “Ein voller Erfolg!”

Eines der größten Projekte der Evangelischen Altenhilfe Duisburg ist erfolgreich abgeschlossen: Die Umstellung der Dokumentation trägt zur Entbürokratisierung bei und entlastet die Pflegekräfte vom hohen bürokratischen Dokumentationsaufwand.

Es war eine grundlegende Entscheidung von Geschäftsführung und Zentraler Heimleitung, die Pflegeeinrichtungen auf die strukturierte Informationssammlung (SIS) umzustellen und das Begutachtungsassessment (BA) schulen zu lassen. Vorrangige Ziele sind, dadurch die Fachlichkeit der Pflegekräfte zu stärken, ihre Dokumentationsaufgaben zu reduzieren und ihnen mehr Zeit für die Arbeit mit den Bewohnern zu verschaffen.

Doch zunächst war ein echtes Mammut-Projekt zu bewältigen, das im Herbst 2016 startete und im Dezember 2017 erfolgreich zu Ende ging. Etwa 60 Fachkräfte aus allen sechs Pflegeeinrichtungen in Duisburg und Orsoy nahmen an einer zweitätigen Auftaktschulung durch das Projektbüro „EinStep“ teil. Unter der Regie von Projektkoordinator Jens Deselaers entwickelten sie anschließend nicht nur die neue Form der Dokumentation, sondern überarbeiteten und vereinheitlichten gleichzeitig Prozesse, Verfahrensanweisungen und Abläufe.

Coachings und individuelle Anleitung

Eine wichtige Rolle übernahmen die Mitglieder des Projektlenkungskreises: drei „Multiplikatoren“ aus jedem Haus. Jens Deselaers schulte sie zu Inhalten der strukturierten Informationssammlung, der unternehmensinternen Maßnahmenplanung, der Risikomatrix, zu Begutachtungsrichtlinien und Pflegegradermittlung, zu MDK-Prüfungen und vielem mehr. Er kontrollierte und korrigierte ihre ersten neuen Dokumentationen und machte in allen Häusern Coachings, war Ansprechpartner für Fragen und häufig auch Motivator: „Das Projekt SIS/BA hat den Beteiligten wirklich viel abverlangt. Ich bin begeistert, wie motiviert und umsetzungsstark die Mitarbeiter waren und sind“, lobt er.

Gleich zwei Umstellungen

Denn es galt nicht nur, das Prinzip der Dokumentation umzustellen, sondern auch die Art der Erfassung. „Bisher wurde täglich handschriftlich in einer Akte notiert, was mit dem Bewohner gemacht wurde und wie es ihm ging. Heute erfassen wir am Computer nur noch Abweichungen von der Pflegeplanung“, erklärt Jens Deselaers. Zwei grundsätzliche Veränderungen also, an die die Mitarbeitenden behutsam herangeführt und die sie erst einüben mussten.

Es sei ein hartes Jahr für alle Beteiligten gewesen, gibt der Projektkoordinator zu. Sein Fazit fällt dennoch ausschließlich positiv aus: „Bei den MDK-Prüfungen gab es große Anerkennung. Informationen sind einfacher und übersichtlicher zu finden und darzustellen, die Individualität des Bewohners steht bei allem im Vordergrund. Die Kollegen haben neue Kontakte geknüpft und auch die Arbeit in den anderen Häusern kennengelernt. Heute sind sie überzeugt, dass sich der große Aufwand für sie gelohnt hat.“